【摘要】隨著改革開(kāi)放的不斷深入,我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展形勢(shì)十分迅猛。企業(yè)管理以財(cái)務(wù)管理為核心已成為企業(yè)家和經(jīng)濟(jì)界人士的共識(shí)。然而,博宏公司財(cái)務(wù)工作的職能還遠(yuǎn)未達(dá)到現(xiàn)代企業(yè)先進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的要求。本文試就博宏公司財(cái)務(wù)部工作的現(xiàn)狀出發(fā),通過(guò)分析財(cái)務(wù)工作中的種種問(wèn)題,找出財(cái)務(wù)部如何提高工作效率、做好領(lǐng)導(dǎo)參謀的方法。
【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)管理 提高 工作效率參謀
眾所周知,作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的中堅(jiān)力量,目前現(xiàn)代企業(yè)組織的目標(biāo)就是追求經(jīng)濟(jì)效益,而財(cái)務(wù)管理作為現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要組成部分,已處于一個(gè)越來(lái)越重要的位置。如果能夠科學(xué)地組織企業(yè)的財(cái)務(wù)管理,就能促使企業(yè)合理高效地運(yùn)營(yíng)已達(dá)到價(jià)值最大化的目標(biāo)。
然而,談到“財(cái)務(wù)管理”,很多人對(duì)這一概念比較模糊。其實(shí),簡(jiǎn)單地講,財(cái)務(wù)管理管的就是資金的運(yùn)轉(zhuǎn),就是錢(qián)的流動(dòng),這已決然不同于傳統(tǒng)的意義上的會(huì)計(jì)核算、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)等基本功能。但是,由于漢陽(yáng)市政一直以來(lái)都是事業(yè)核算,博宏等子公司的成立時(shí)間也只有4年有余,因此,公司財(cái)務(wù)工作的職能還遠(yuǎn)未達(dá)到現(xiàn)代企業(yè)先進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的要求。本文試就博宏公司財(cái)務(wù)部工作的現(xiàn)狀出發(fā),通過(guò)分析財(cái)務(wù)工作中的種種問(wèn)題,找出財(cái)務(wù)部如何提高工作效率、做好領(lǐng)導(dǎo)參謀的方法。
一、博宏公司財(cái)務(wù)部的工作現(xiàn)狀
(一)財(cái)務(wù)日常管理工作
博宏公司財(cái)務(wù)部,作為公司管理財(cái)務(wù)方面的組織者和實(shí)施者,需要處理的就是大量的日常工作,目前,公司財(cái)務(wù)工作中工作量最大、耗費(fèi)精力最多的工作就是財(cái)務(wù)日常管理工作,雖然沒(méi)有公司重大決策、任人唯才等方面關(guān)鍵,但是如何提高效率以保證企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)還是值得思考與研究的。
經(jīng)過(guò)近4年的財(cái)務(wù)工作實(shí)踐,筆者先后擔(dān)任博宏公司財(cái)務(wù)部3種不同崗位,我認(rèn)為,博宏財(cái)務(wù)日常管理工作主要有以下5個(gè)特征。
1、特征一:繁
財(cái)務(wù)部每天都有處理不完的繁多事務(wù)——賬務(wù)處理、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、資金收付往來(lái)、成本核算、報(bào)稅納稅、報(bào)表編制與分析以及各種種類(lèi)繁多的審核工作等等,都是財(cái)務(wù)人員需要每天完成的任務(wù)。
目前,公司財(cái)務(wù)部有四名成員,一名部長(zhǎng),統(tǒng)籌管理財(cái)務(wù)工作,負(fù)責(zé)全部財(cái)務(wù)工作的上傳下達(dá)及統(tǒng)籌協(xié)調(diào);一名出納,主要負(fù)責(zé)管理現(xiàn)金及銀行存款,審核單據(jù)予以支付及報(bào)銷(xiāo);一名會(huì)計(jì),主要負(fù)責(zé)填制博宏公司會(huì)計(jì)憑證、編制報(bào)表及裝訂成冊(cè);一名會(huì)計(jì)兼成本核算員,主要負(fù)責(zé)填制三公司會(huì)計(jì)憑證、編制報(bào)表及裝訂成冊(cè),負(fù)責(zé)材料、機(jī)械單據(jù)的審核,登記,對(duì)賬工作;另外,每月輔助賬報(bào)表與分析由兩名會(huì)計(jì)合作完成。
應(yīng)該說(shuō),財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部人員分工比較明確,各司其職。但是由于財(cái)務(wù)工作過(guò)于瑣碎,往往一坐到辦公桌前,大大小小的事情陸續(xù)而來(lái),讓人摸不著頭緒。
2、特征二:雜
由于財(cái)務(wù)工作內(nèi)容繁多,工作起來(lái)往往有沒(méi)有嚴(yán)格的工作程序,從而導(dǎo)致工作效率下降、服務(wù)不到位。
其實(shí),財(cái)務(wù)人員很清楚自己的工作職責(zé),但真正用于自己支配做相關(guān)工作的時(shí)間往往很少,并不能完全根據(jù)自己的需要、計(jì)劃來(lái)安排工作時(shí)間,因?yàn)殡S時(shí)都有可能有人來(lái)找你辦事,隨時(shí)都有突發(fā)事件需要處理,自由支配的時(shí)間變得有限。
另外,雖然我們對(duì)自己的職責(zé)非常了解,但其他部門(mén)、項(xiàng)目部的同事以及外部人員對(duì)我們的職責(zé)了解得并不全面,或者說(shuō)根本就不了解。他們來(lái)我部辦事時(shí),有時(shí)并不知道找誰(shuí)辦,怎么辦,從而導(dǎo)致多次詢問(wèn),不僅辦事人員不方便,我們的工作也會(huì)中斷進(jìn)而工作效率降低。
3、特征三:小
相對(duì)公司重大決策來(lái)說(shuō),日常財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作就顯得十分微小。財(cái)務(wù)部的工作不像傳統(tǒng)的采購(gòu)、銷(xiāo)售等部門(mén),甚至不像我公司的項(xiàng)目部,我們的產(chǎn)出根本沒(méi)有量化指標(biāo),而且日常管理工作的產(chǎn)出多半不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,而企業(yè)管理者往往對(duì)資源與產(chǎn)出的比例關(guān)系有嚴(yán)格要求,因此,我們的工作通常得不到足夠的重視,資源得不到足夠的配給,從而直接導(dǎo)致工作效能達(dá)不到管理者以及服務(wù)對(duì)象的需求。
4、特征四:偶然性和不可預(yù)測(cè)性
很多財(cái)務(wù)日常工作都是領(lǐng)導(dǎo)或者項(xiàng)目部臨時(shí)安排的,事先并無(wú)準(zhǔn)備。這個(gè)特征與“雜”的特征有些類(lèi)似又不盡相同。財(cái)務(wù)部除了要完成每月必須完成的憑證填制、成本核算、報(bào)表編制、報(bào)表分析以及檔案裝訂等等之外,還要完成隨時(shí)可能出現(xiàn)的臨時(shí)任務(wù)。就筆者而言,可能我在進(jìn)行需要完整時(shí)間來(lái)完成的報(bào)表分析時(shí),接到項(xiàng)目經(jīng)理電話需要查找某項(xiàng)工程的相關(guān)數(shù)據(jù),這個(gè)工作并沒(méi)有事先準(zhǔn)備,這個(gè)時(shí)候,我就需要放下手中報(bào)表分析的工作,查找完相關(guān)數(shù)據(jù)制成表格交至項(xiàng)目經(jīng)理,之后再來(lái)進(jìn)行報(bào)表分析,這種情況可能會(huì)再三發(fā)生,而此時(shí)我的思路由于沒(méi)有連貫性可能導(dǎo)致工作效率下降。
5、特征五:時(shí)效性
財(cái)務(wù)工作,尤其是會(huì)計(jì)工作是具有明顯的時(shí)效性的。月初完成分公司事業(yè)報(bào)表以及子公司企業(yè)報(bào)表,中旬到月末完成輔助賬的憑證填列、報(bào)表編制以及報(bào)表分析,同時(shí),中下旬要完成各工程項(xiàng)目的成本匯集、統(tǒng)計(jì)以及結(jié)算單的審核??赡苌涎ぷ鞅容^輕松,但中下旬非常辛苦需要經(jīng)常加班,尤其到年底更是許多事情需要扎堆完成,這十分考驗(yàn)財(cái)務(wù)人員的時(shí)間分配能力以及突擊完成工作的能力。
(二)資金管理工作
由于博宏公司成立時(shí)間不長(zhǎng),處于發(fā)展階段,企業(yè)的會(huì)計(jì)核算和賬務(wù)處理方式并不十分成熟,另外,公司規(guī)模雖逐步壯大但距離先進(jìn)水平還存在不小差距,因此,財(cái)務(wù)管理的真正職能并沒(méi)有起到很大作用。
但是隨著公司管理水平不斷提高,財(cái)務(wù)管理即資金運(yùn)轉(zhuǎn)的管理也越來(lái)越重要。目前,博宏公司已經(jīng)開(kāi)始資金流轉(zhuǎn)的相關(guān)管理——
比如納稅籌劃。2011年,漢陽(yáng)區(qū)地稅局對(duì)所有所屬納稅單位開(kāi)展了納稅評(píng)估工作,我公司被視為納稅評(píng)估有疑問(wèn)的企業(yè)。通過(guò)自查工程以及聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)我們的所得稅的核定,在與稅務(wù)局和會(huì)計(jì)師溝通的過(guò)程中,我們認(rèn)識(shí)到自身的不足,并且了解了一些在平時(shí)的賬務(wù)處理中應(yīng)采取的合理避稅處理方法。
比如資產(chǎn)增值。2011年,我公司利用部分閑置資金購(gòu)買(mǎi)理財(cái)產(chǎn)品,用于增加資產(chǎn)利用率以達(dá)到資產(chǎn)增值、企業(yè)增加經(jīng)濟(jì)效益的目的。這期間,我們與銀行的交流讓我們開(kāi)闊了不少視野,也認(rèn)識(shí)到了自身的差距。
二、博宏公司財(cái)務(wù)部工作中的問(wèn)題與原因分析
(一)財(cái)務(wù)部門(mén)內(nèi)部問(wèn)題
1、財(cái)務(wù)部崗位設(shè)置以及工作量分配的問(wèn)題
上文提到,我公司財(cái)務(wù)部四名成員雖各司其職,但是存在本應(yīng)該由不同人員擔(dān)任的崗位由一人兼任的現(xiàn)象。這樣一來(lái),不僅加大了財(cái)務(wù)工作的風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)也使工作量加大,降低工作效率。由于財(cái)務(wù)工作是一個(gè)系統(tǒng)的流程,每個(gè)財(cái)務(wù)人員在這個(gè)流程中都扮演著各自不同的角色,肩負(fù)著各自不同的職責(zé),如果部門(mén)工作量分配量不均,將會(huì)導(dǎo)致流程出現(xiàn)堵塞的情況,進(jìn)而影響工作效率和服務(wù)效果。
結(jié)合博宏公司具體情況,就筆者個(gè)人而言,我擔(dān)任分公司會(huì)計(jì)一職,負(fù)責(zé)分公司的賬務(wù)處理以及輔助賬的憑證填列、報(bào)表編制與分析,同時(shí),公司各項(xiàng)工程的往來(lái)賬表、債務(wù)情況、費(fèi)用情況的反映也是我的工作內(nèi)容。同時(shí),我還擔(dān)任成本統(tǒng)計(jì)員一職,對(duì)內(nèi),負(fù)責(zé)各個(gè)工程每月成本的統(tǒng)計(jì)、統(tǒng)計(jì)表的編制、結(jié)算單的審核以及支付計(jì)劃表的初審;對(duì)外,負(fù)責(zé)與供應(yīng)商對(duì)賬、發(fā)票的審核以及提供********證明等等。這兩項(xiàng)工作雖然沒(méi)有內(nèi)部控制上的沖突,但就時(shí)效性上而言,工作量大的時(shí)間比較重疊,打個(gè)比方,報(bào)表編制與分析等會(huì)計(jì)工作需要相對(duì)完整的時(shí)間,而供應(yīng)商對(duì)賬、開(kāi)票時(shí)間并不確定,單據(jù)多的供應(yīng)商有時(shí)要進(jìn)行整整半天的對(duì)賬工作,這樣我的會(huì)計(jì)工作效率就會(huì)大大降低。
隨著公司對(duì)成本控制的要求越來(lái)越高,公司在建工程越來(lái)越多,成本管理當(dāng)中財(cái)務(wù)管理方面的工作量和工作難度也越來(lái)越大。會(huì)計(jì)工作與成本核算工作作為兩塊相對(duì)獨(dú)立的工作,經(jīng)常會(huì)分散我的精力,導(dǎo)致工作效率下降達(dá)不到領(lǐng)導(dǎo)要求。當(dāng)然,這并不是對(duì)筆者個(gè)人工作能力和工作效果的否定,作為不斷發(fā)展中的博宏公司成本控制的重要環(huán)節(jié),成本核算與管理應(yīng)逐漸成為一個(gè)獨(dú)立的崗位,相對(duì)獨(dú)立地處理成本費(fèi)用方面的工作,這樣會(huì)大大提高財(cái)務(wù)部的整體工作效率。
2、財(cái)務(wù)人員能力問(wèn)題
筆者認(rèn)為,一名合格的財(cái)務(wù)人員不僅需要具備扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí),還必須具備熟練的操作技能,尤其是會(huì)計(jì)電算化和辦公軟件的使用。
據(jù)不完全統(tǒng)計(jì),70%的職業(yè)技能和經(jīng)驗(yàn)的掌握來(lái)源于實(shí)踐。因此,平時(shí)工作上的處理既是完成工作任務(wù),又是一次次學(xué)習(xí)的過(guò)程。隨著企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的普及,現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)管理職能已經(jīng)發(fā)生變化,并逐步向多元化方向發(fā)展。博宏公司自2011年以來(lái),先后參與了納稅籌劃管理、融資籌資管理以及資產(chǎn)增值管理,財(cái)務(wù)管理真正的職能已開(kāi)始顯現(xiàn),這對(duì)財(cái)務(wù)人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技術(shù)又提出了新的要求。我們已不能停留在過(guò)去較簡(jiǎn)單的賬務(wù)處理模式,應(yīng)該積極與稅務(wù)部門(mén)、金融機(jī)構(gòu)以及會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)交流溝通,開(kāi)闊眼界、發(fā)展思維。這些技能如果不能熟練掌握,就有可能適得其反,不僅不能為公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益,反而造成不必要的損失。
(二)部門(mén)間協(xié)同配合的問(wèn)題
1、其他部門(mén)配合財(cái)務(wù)部的問(wèn)題
財(cái)務(wù)部作為企業(yè)內(nèi)部一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的工作核心,時(shí)常需要與其他職能部門(mén)相互銜接,財(cái)務(wù)工作的效率一定程度上也取決于其他部門(mén)的配合程度。
2011年1月起,集團(tuán)公司對(duì)財(cái)務(wù)部的工作提出更高要求,每月對(duì)分公司及子公司的產(chǎn)值收入、成本費(fèi)用都要進(jìn)行準(zhǔn)確及時(shí)的反映和分析,這需要工程部門(mén)提供相關(guān)數(shù)據(jù),并與向集團(tuán)公司提供的數(shù)據(jù)吻合。經(jīng)過(guò)一年的磨合,我們兩個(gè)部門(mén)已經(jīng)建立起一定程度的默契,合作、配合起來(lái)較開(kāi)始順暢許多,但仍然需要加強(qiáng)溝通。
會(huì)計(jì)最基本的職能是記錄和反映,企業(yè)一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都要在財(cái)務(wù)部留下“足跡”,因此,其他各個(gè)部門(mén)應(yīng)該按照財(cái)務(wù)相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定積極配合財(cái)務(wù)部工作,這樣才能給財(cái)務(wù)部門(mén)提供準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息,真實(shí)反映企業(yè)運(yùn)營(yíng)情況。
2、財(cái)務(wù)部與領(lǐng)導(dǎo)和服務(wù)對(duì)象的溝通問(wèn)題
首先,財(cái)務(wù)工作具有一定程度的專(zhuān)業(yè)性,我們說(shuō)我們需要完成怎樣的工作內(nèi)容,完成了哪些工作任務(wù),可能領(lǐng)導(dǎo)和服務(wù)對(duì)象并不能完全知曉這其中的工作量和工作難度。比如,我們做了一年的輔助賬工作,花費(fèi)了大量精力,并且在集團(tuán)公司考核中一直得到的是較好的成績(jī),但目前為止真正為領(lǐng)導(dǎo)決策做參謀起到了多少作用還很難說(shuō)。但不能因?yàn)闀簳r(shí)還沒(méi)有起到參謀作用而否定它的存在價(jià)值,這其實(shí)也是財(cái)務(wù)部門(mén)為順應(yīng)企業(yè)發(fā)展而作出的巨大努力。財(cái)務(wù)工作的最終目的是為企業(yè)管理者做決策時(shí)提供重要依據(jù),我們與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通與交流做得還很不夠!
其次,雖然出納、會(huì)計(jì)、成本核算以及財(cái)務(wù)部長(zhǎng)的權(quán)責(zé)十分分明,有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)前文提到的項(xiàng)目部同事或供應(yīng)商前來(lái)辦事不知找誰(shuí)的現(xiàn)象,這也是財(cái)務(wù)部與服務(wù)對(duì)象之間溝通不足、宣貫不到位的表現(xiàn)。
再次,財(cái)務(wù)工作的工作成果具有一定的保密性,這也是造成財(cái)務(wù)部相對(duì)閉塞的原因之一。
三、博宏公司財(cái)務(wù)部提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量的對(duì)策和建議
(一)提升資源配給
雖然財(cái)務(wù)部的工作效能的產(chǎn)出并不能體現(xiàn)在銷(xiāo)售量、產(chǎn)值或者其他具有量化性的指標(biāo)上,并且公司整體財(cái)務(wù)管理水平距離先進(jìn)水平還有差距,因此,財(cái)務(wù)工作往往得不到領(lǐng)導(dǎo)和服務(wù)對(duì)象足夠的重視,因此,資源配給不足尤其是人力資源上的不充足到目前為止仍然是阻礙財(cái)務(wù)部工作效率整體提升的一個(gè)重要因素。
財(cái)務(wù)工作的時(shí)效性也決定著財(cái)務(wù)人員時(shí)緊時(shí)松的工作壓力,筆者認(rèn)為,某些時(shí)候不加班并不代表人力的充足,沒(méi)有遭受到風(fēng)吹日曬也并不代表工作輕松。我們經(jīng)常為了一個(gè)表格的完成,一天下來(lái)對(duì)著密密麻麻的數(shù)據(jù)一動(dòng)不動(dòng)的運(yùn)算、分析;我們經(jīng)常為了一張報(bào)表的編制忘記喝水直到口干舌燥、肩頸酸痛……
隨著企業(yè)規(guī)模的不斷發(fā)展,資金管理的作用日益顯現(xiàn),財(cái)務(wù)部長(zhǎng)的工作應(yīng)該從繁雜瑣碎的財(cái)務(wù)日常管理中解放出來(lái),作為財(cái)務(wù)部門(mén)的負(fù)責(zé)人,更是作為一個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)核心人物,財(cái)務(wù)部長(zhǎng)應(yīng)該更多地投入到加速資金運(yùn)轉(zhuǎn)、提高資產(chǎn)利用率的工作中來(lái),進(jìn)而給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益、提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平。
因此,我認(rèn)為博宏公司財(cái)務(wù)部提升服務(wù)質(zhì)量、做好領(lǐng)導(dǎo)參謀的首要解決辦法是補(bǔ)充人力資源。
(二)合理利用時(shí)間、掌握方法
1、化繁為簡(jiǎn)、工作任務(wù)要分輕重緩急
面對(duì)千頭萬(wàn)緒的財(cái)務(wù)工作,我們要善于把復(fù)雜簡(jiǎn)單化,這是一條提高時(shí)間使用效率的捷徑。一是要抓住主要矛盾,分清輕重次序地解決工作中所面臨問(wèn)題,避免耗費(fèi)過(guò)多的不必要的時(shí)間和精力;二是要簡(jiǎn)化不合理的工作程序,在不違背原則或制度的情況下,把不必要的程序和要求簡(jiǎn)化,從而提高辦事效率。
2、及時(shí)處理可以處理掉的事情
簡(jiǎn)單地說(shuō),就是凡是自己一定要做的工作,尤其是比較支離、瑣碎的事情,就立刻動(dòng)手去做,這樣不僅省去記憶、記載、或從頭再來(lái)的時(shí)間,還可以及時(shí)解除把一件事記掛在心上的思想包袱。
3、盡量避免干擾
我們應(yīng)該對(duì)所做的工作應(yīng)該盡量避免干擾,這樣一來(lái),專(zhuān)心致志地工作才能贏得寶貴的時(shí)間。
4、學(xué)會(huì)思考
不論是總結(jié)工作方法還是積累工作經(jīng)驗(yàn),都需要我們不斷地動(dòng)腦筋、勤思考。做一件事情就有做一件事情的方法,完成一項(xiàng)工作就有完成一項(xiàng)工作的經(jīng)驗(yàn),這樣就能夠在下次遇到同樣的問(wèn)題時(shí)尋求到更好的解決辦法。
(三)多多溝通交流
不論是領(lǐng)導(dǎo),還是我們的服務(wù)對(duì)象,只有他們采納了我們的貢獻(xiàn),我們的工作才會(huì)有效,才會(huì)有意義。如果領(lǐng)導(dǎo)不采納我們的建議,同事不接受我們的忠告,那么我們的工作就將變得毫無(wú)效果,更談不上效率。是否采納進(jìn)而是否認(rèn)同我們的工作,是由于人們擁有不同的技能、不同的興趣、不同的閱歷、不同的需要和利益決定的,有的可以避免,有的卻難以避免。這就需要我們與領(lǐng)導(dǎo)、與項(xiàng)目部,以及與供應(yīng)商多多交流溝通,讓他們了解我們的工作,讓我們了解他們的需求,多方協(xié)作才能達(dá)到多方共贏,財(cái)務(wù)工作真正的功效才能得以最大意義地體現(xiàn)。
(四)加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)
加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn),提高工作效率,這里的培訓(xùn)不僅僅是指納稅籌劃、賬務(wù)處理等專(zhuān)業(yè)技能,還包括提升財(cái)務(wù)人員時(shí)間管理、組織協(xié)調(diào)、高效溝通等方面的培訓(xùn)。
總而言之,財(cái)務(wù)部作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)核心,提高工作效率、做好領(lǐng)導(dǎo)參謀是我們的工作重心與最終目標(biāo)。無(wú)論是從我們自身的努力而言,還是從領(lǐng)導(dǎo)及各部門(mén)的理解和配合而言,都是需要進(jìn)一步加深和加強(qiáng)的,從一點(diǎn)一滴做起,最終實(shí)現(xiàn)博宏公司整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的有序運(yùn)作,為公司持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展提供基礎(chǔ)。